Experiment: Hitta en bra metod för att arbeta med webbriktlinjer

Skärmdump som visar en del av vyn i Trelloboarden med de importerade riktlinjerna.

Utsnitt ur den öppna Trelloboarden som innehåller de importerade riktlinjerna och diskussioner kring detta experiment.

I denna bloggpost berättar jag (Mattias Skoog) om hur jag tänkt och resonerat kring att ta fram en bra metod för att arbeta med webbriktlinjer.se. Vänligen notera att detta är ett pågående experiment och en diskussion som du är varmt välkommen att delta i. Metoden är varken färdig, beprövad eller optimerad vilket jag försöker beskriva nedan. Men om du inte vill eller orkar ta dig igenom texten så kan du hoppa rakt in experimentet/prototypen på Trello, ta del av och diskutera arbetet där. Har du ett konto hos Trello och ber om ett ”medlemskap” kan du enkelt kopiera alltihop och arbeta vidare med det hur du vill.

Bakgrund och syfte

E-delegationens (numera ansvarar Post- och Telestyrelsen) vägledning för webbutveckling innehåller en mängd väl genomarbetade, nyttiga och bra riktlinjer för hur man bör arbeta med offentliga webbplatser i Sverige. Riktlinjer som även fungerar utmärkt för utveckling av privata och kommersiella webbplatser.

I min roll som webbstrateg i kommun har riktlinjerna varit ett stort stöd i både det strategiska och operativa arbetet. Men även om jag själv har varit hyfsat påläst och kunnat hänvisa till dem i min argumentation i diskussioner om digital utveckling med kollegor i webbredaktionen eller med koncernledningen, så har det varit en utmaning att visa och prata om det på ett övergripande plan. Utan att låta som en besserwisser som hänvisar till en massa riktlinjer som de allra flesta knappt hört talas om eller ännu mindre studerat på djupet.

Idén om att kombinera en övergripande lägesbild av hur min arbetsgivares webbplats lever upp till riktlinjerna och ett praktiskt levande verktyg för alla oss som arbetar med utveckling och publicering föddes. Till en början för att strukturera arbetet och öka kännedomen om webbriktlinjerna inom organisationen. Men varför inte sedan öppna upp denna levande lägesbild för allmänheten?

Innan jag ens hade tänkt färdigt kastade jag ut idén i Facebookgruppen Webbriktlinjer. Gensvaret var positivt och ledde bland annat till att man tog fram en exportfunktion på webbriktlinjer.se. (uppdatering: se även webbriktlinjer.se/psidata/ för mer information).

Riktlinjer importerade till Trello

Trello har fungerat ypperligt för mig att hålla ordning på allehanda små och stora projekt i vardagen. Och ännu bättre i samverkan med mina kollegor. Därför föll det sig ganska naturligt att prototypen hamnade i den plattformen. Men jag vill betona att huvudsyftet ändå är att ta fram en bra metod för att arbeta med riktlinjerna, oavsett vilken eller vilka digitala tjänster man väljer att göra det med.

Kortfattat och förenklat kan man säga att Trello låter dig hantera digitala post it-lappar (kort) precis hur du vill. Du kan delegera arbetsuppgifter, flytta, kommentera och märka korten på allehanda sätt. Även skapa checklistor som jag personligen finner väldigt nyttiga. Trello är snabbt och intuitivt både i webbläsaren och mobilappen och gratisvarianten har väldigt få begränsningar.

Ett kort per riktlinje

I den övergripande vyn tänker jag mig att varje riktlinje består av ett kort med dess rubrik och en färgmarkering för att visa dess prioritet (1-5). Korten placerar du sedan ut i kolumnerna:

  • Ej utvärderat de riktlinjer du ännu inte utvärderat
  • Uppfyller inte alls de förhoppningsvis få riktlinjer som din webbplats inte alls lever upp till
  • Uppfyller delvis de riktlinjer som webbplatsen delvis uppfyller men en där en hel del arbete återstår
  • Uppfyller till stor del de riktlinjer som antingen är svåra att påstå att man uppfyller till 100% eller som är mycket nära att flyttas till den sista kolumnen
  • Uppfyller helt de riktlinjer som du för tillfället uppfyller till 100%
Skärmdump som visar ett kort som exempel med länk och beskrivning av varje riktlinje.

Så här ser det ut när du öppnar ett kort för första gången.

När du öppnar upp korten går du på djupet. En länk tar dig direkt till riktlinjens sida på webbriktlinjer.se. Du får en beskrivning av riktlinjen, ser vilken prioritet den har, när den uppdaterades och vad den är taggad med. Sedan fyller du och dina kollegor själva och löpande på med egna kommentarer, bilder, checklistor* etc.

Som Pär Lannerö (projektledare för Webbriktlinjer) mycket klokt påpekade så kanske man bör kunna dela upp riktlinjer i flera kort. Exempelvis består riktlinje nr 1 av 36 framgångskriterier som kan vara svåra att hantera i ett och samma kort. Således är det ganska troligt att principen ”ett kort per riktlinje” inte kommer hålla i längden.

*= Checklistor kan komma att bli importerade från webbriktlinjer.se i framtiden. Det finns inte stöd för det i skrivande stund, men de flesta riktlinjerna innehåller punktlistor som skulle kunna översättas till checklistor i respektive kort.

Att manuellt lägga in varje riktlinje i en Trelloboard var jag inte så sugen på. Dessutom ville jag helst att nya eller uppdaterade riktlinjer från webbriktlinjer.se ramlade in i min arbetsyta automatiskt.

Så gjorde jag importen

Då jag tyvärr inte är något vidare på att knacka kod så sköt jag tanken på helautomatisering och API till framtiden.
– Kanske kan du som läser detta hjälpa till med något sådant?

Efter lite funderande och research hittade jag ett smidigt sätt att åtminstone få in alla riktlinjer på ett bräde, formaterade efter mina önskemål. Så här gjorde jag:

  1. Exporterade riktlinjerna i prioritetsordning i .csv-format.
  2. Klistrade in dem i ett nytt Google Kalkylblad (spreadsheet)
  3. Med ett färdigt ”recept” hos Zapier kunde jag koppla ihop kalkylbladet med mitt konto hos Trello. Närmare bestämt en tom Trelloboard som jag hade döpt till ”Webbriktlinjer import BETA”.
  4. I Zapier kunde jag sedan i detalj peka ut fälten i riktlinjerna och hur de skulle formateras när de skickades till Trello. Formateringen gjordes med Markdown.

Eftersom jag inte omedelbart kom på ett smart sätt att koppla prioritet (1-5) till olika färger (vid samtidig export från Zapier till Trello) delade jag helt enkelt upp exporten i fem olika omgångar. Med fem olika färgkoder. Detta får man titta närmare på i samband med automatiska uppdateringar så att korten får rätt färgkod kopplat till prioritet.

Notera att Trello inte tillåter att man automatiskt skapar fler än 100 st kort i ett svep. Så en uppdelning måste ändå göras initialt.

Skärmdump över mina inställningar i Zapier för att styra hur varje riktlinje skulle skapa ett kort i Trello.

Inställningarna i Zapier för att styra hur varje riktlinje (rad i kalkylbladet) skapar ett kort i Trello. Kanske ser du att rubrikerna inte överensstämmer med taggarna… det verkar vara  en bugg i ”receptet” i Zapier.

Skärmdump som visar receptet i Zapier som skapar kort i Trello från rader i ett Google Kalkylblad

Skiss som visar receptet i Zapier som skapar kort i Trello från rader i ett Google Kalkylblad. Receptet fungerar så att varje ny rad som läggs till i kalkylbladet automatiskt skapar ett nytt kort i Trello.

Utsnitt ur Kalkylbladet i Google som nu innehåller alla webbriktlinjer.

Utsnitt ur Kalkylbladet i Google som nu innehåller alla webbriktlinjer.

Utmaningen med att hantera riktlinjer som uppdateras

Med detta upplägget så räcker det med att lägga till en ny rad i kalkylbladet för att skapa ett nytt kort i Trello. Men automatiken mellan webbriktlinjer.se och kalkylbladet saknas i dagsläget. Helt klart en förbättringspunkt och det behövs troligen en insats från någon med mer kod- och API-kunskaper än vad jag besitter.

Även om den automatiseringen skulle vara på plats så blir det lite problematiskt med två kort för samma riktlinje. Och har du arbetat ett tag med riktlinjen och samlat på dig kommentarer, kryssat i checklistor osv. är du säkerligen inte så intresserad av att byta bort det kortet mot ett nytt ”bara” för riktlinjen uppdaterats. Länken är ju alltid närvarande (överst) så den uppdateringen är ju aldrig längre än ett klick bort. Men faktum kvarstår. Beskrivningen riskerar att över tid bli gammal eller rent av inaktuell.

Import till andra (Project Management) system

Om idén och metoden håller vore det lämpligt att ta fram lösningar för andra system än Trello. System som rent av kanske är mer lämpliga eller enklare att göra integration med. Det återstå helt enkelt att se.

Metoden för att arbeta med webbriktlinjer

Detta är som sagt fortfarande ingen beprövad metod för att utvärdera eller mäta i vilken utsträckning webbplatser uppfyller webbriktlinjerna. Och det ligger i sakens natur att vissa är svårare än andra att uppfylla till hundra procent.  Och vissa riktlinjer är föremål för mer subjektiva bedömningar än andra.

Exempelvis riktlinje nr 51 ”Lyft fram det viktigaste i texten”. På en webbplats med tusentals sidor kan det ju vara ganska svårt att påstå att man uppfyller det till hundra procent. Då tänker jag att det kortet/riktlinjen får bli en levande form av kvalitetskontroll med hjälp av de kommentarer som görs. T.ex:

  • 1 februari 2016 – samtliga sidor under kategorin Näringsliv och arbete gåtts igenom och uppdaterats av sidansvarig.
  • 7 februari 2016 – Workshop med alla webbredaktörer. Kontrollerade språk och fakta på de 200 mest besökta sidorna. Osv. Osv.

Om inte annat så är förhoppningen att man synliggör behovet av att gå igenom/kvalitetssäkra materialet löpande och hitta bra metoder för detta, för att kunna påstå att man lever upp till riktlinjen.

Välkommen att bidra

Som du märker så finns det gott om utrymme för idéer och förbättringar i denna prototyp. I samklang med riktlinje nr 109 (Testa och utvärdera designförslag) är förstås Trelloboarden med alla importerade riktlinjer publik. Om du skaffar eller har ett konto på Trello så är det bara att höra av sig så blir du ”medlem”. Som medlem kan delta i diskussionen samt enkelt kopiera alltihop till en egen Trelloboard.

Du är välkommen att bidra via kommentarsfältet nedan, i Trello, i Facebookgruppen Webbriktlinjer eller via Twitter. Och vill du diskutera webbriklinjerna i sig eller hur man kan använda dem på andra sätt med dem som är ansvariga så är jag tämligen övertygad om du är välkommen att göra det också.

 

, , , , , , , ,

No comments yet.

Kommentera